Dire au revoir à un collègue qui quitte l’entreprise ne se fait pas à la va-vite, surtout en Suisse où les habitudes professionnelles misent beaucoup sur la convivialité et le respect. Un pot de départ bien organisé peut transformer un moment potentiellement mélancolique en un véritable instant de partage. Petites Fugues vous invite à découvrir dans cet article les 5 étapes clés pour que tout se déroule sans accroc.
Définir le budget et les ressources disponibles
Tout commence par une question simple : combien peut-on investir dans ce pot de départ ? En Suisse, les coûts peuvent vite grimper, surtout si on envisage une location de salle ou un traiteur. Il convient donc de déterminer un budget réaliste en tenant compte :
- du nombre de participants ;
- des besoins en nourriture et boissons ;
- d’éventuelles animations ou décorations.
Avant de sortir la carte bancaire, un passage par le service RH peut être utile. Certaines entreprises disposent d’une politique claire sur les pots de départ : enveloppe budgétaire, lieux partenaires ou liste de prestataires. Autant en profiter !
Si aucune ressource interne n’est disponible, rien n’empêche de mettre en place une cagnotte collective pour participer aux frais ou acheter un cadeau commun.
Bien choisir le lieu et l’horaire
Le cadre joue pour beaucoup dans l’ambiance d’un pot de départ. L’idéal pour sortie entre collègues à Genève ? Un lieu accessible, chaleureux et adapté à la taille du groupe. Plusieurs options s’offrent à vous. Vous pouvez opter pour :
- une salle de réunion décorée au sein de l’entreprise (si autorisé) ;
- un bar ou restaurant à proximité des bureaux ;
- un espace privatisable dans un lieu insolite (terrasse, rooftop, jardin).
Côté horaire, mieux vaut viser la fin de journée, un jeudi ou vendredi, pour favoriser la disponibilité des invités et permettre de prolonger la soirée. Un sondage Doodle ou un petit questionnaire interne peut aider à trouver la date parfaite.
Gérer les invitations et la communication
Un pot de départ réussi commence par une bonne communication. Il faut d’abord sélectionner les personnes à inviter, en fonction des affinités professionnelles et personnelles du partant. Certains préfèrent un petit comité, d’autres veulent voir toute la boîte. L’important, c’est que cela lui ressemble.
Pour y arriver, il faut :
- préparer une invitation claire avec les informations essentielles (date, lieu, heure, participation aux frais le cas échéant) ;
- l’envoyer par e-mail, messagerie interne ou affichage dans les bureaux ;
- envoyer un rappel deux jours avant pour maximiser la présence.
Il peut être utile aussi d’échanger avec les RH ou le manager pour coordonner la communication et ne pas parasiter d’autres événements internes.
Penser à la nourriture, aux boissons et à l’ambiance
On ne retient jamais un pot de départ où il manquait à manger ! La qualité du buffet ou de l’apéro compte énormément pour le ressenti global. Pour cela, nous vous conseillons de faire appel à un traiteur local ou d’organiser un apéro participatif et de prévoir des options végétariennes, sans gluten ou halal. Il serait aussi utile d’installer un petit bar à boissons softs et alcoolisées (si autorisé).
Côté ambiance, une playlist sympa, quelques guirlandes et des activités ludiques pour casser la glace. Vous pouvez aussi opter pour des idées populaires en Suisse romande : quiz personnalisé sur la carrière du partant, karaoké ou mini-jeux en équipe.
Les clés d’une organisation fluide et humaine
Il n’y a rien de plus déplaisant qu’un pot de départ qui sonne faux. Pour que l’événement soit sincère et chaleureux, vous devez avoir quelques bons réflexes :
- impliquer le partant dans les choix, sauf s’il préfère une surprise,
- respecter les traditions de l’entreprise : discours, timing, politesse,
- préparer un discours bref et touchant, avec une touche d’humour si possible,
- offrir un cadeau symbolique: bon pour un spa, objet personnalisé, carte signée par tous, etc.
En gros, organiser un pot de départ en Suisse ne s’improvise pas. En suivant ces 5 étapes, on peut créer un moment authentique, à la hauteur de la personne qui s’en va. Et même si les adieux sont parfois émouvants, ils deviennent avec un peu d’organisation l’occasion de dire merci avec style.